Student Attendance/Tardy Policy
Student Attendance & Achievement
The American School of Guatemala believes that student attendance in classes and school events is key to learning and student achievement. However, the school authorities understand that unforeseen circumstances, family responsibilities and religious observation arise in which students must miss school days. The ASG attendance policy takes this into consideration. Students’ regular attendance and participation is a shared responsibility between the home and school. Parents and students must take measures to avoid excessive absences, and parents are responsible for communicating with the Section Principal about the absences.
Attendance Requirements
ASG policy requires 90% attendance in classes. The parents will take responsibility for the academic achievement of their children as a result of absences. The Middle and High School Sections establish the number of days required for attendance in each of their classes, according to the number of days a week that the class is held. In the Early Childhood and Elementary School Sections, student attendance is considered out of the total number of days of school.
Absences that exceed the 10% allowed by the American School of Guatemala for any class will result in required recuperation work for the class or grade level at the end of the school year.
Absences that exceed the 25% allowed by the Guatemalan Ministry of Education for any class will result in the student’s loss of the right to take the final assessment at the end of the year and a zero recorded for the assessment grade.
The school does not distinguish between “excused” and “unexcused” absences.
Student participation in school-sponsored activities and trips and as a representative of the country with official federations will be the only authorized absences that will not be counted against the student. Academic achievement will be reviewed prior to a Section Principal’s authorization for the absence.
The Administrative Team may consider certain cases in order to make decisions regarding a student’s attendance status in special circumstances. The School reserves the right to refuse re-enrollment based on absences that exceed the number allowed by the school.
Notification from Parents
It is the responsibility of the student’s parent/guardian to inform the Section Principal at least seven school days prior the date of a student’s anticipated absence. A school-wide form for this notification is available on Blackboard or upon request from a secretary. For students who will represent the country in official activities, a letter from the federation must be attached with the letter or sent as soon as available. The Section Principal will inform the teachers of the absence and the expectation for assigning make-up work.
In the case of unexpected absences, the parent/guardian must call the school on the morning of the absence and send a letter explaining the nature of the absence upon the student’s return.
If the parents fail to inform the school of the student’s absence, then the school will not provide opportunities for make-up work.
Recuperation
Parents and students must recognize that absences involve missing valuable class instruction and possibly assessments, projects and homework assignments that may not be substituted completely with make-up work. However, teachers are expected to provide alternative learning opportunities when students are absent. Make-up work is permitted when parents inform the school of the absence in advance or when a student has an unexpected absence due to illness or death in the family and the section principal informs the teacher of the absence. The teachers are expected to establish the make-up work and a time-line for its submission and communicate this to the parents and student. The student is responsible for submitting all assigned make-up work according to the established time-line.
When a student takes a trip and there is no advance notification, make-up work will not be provided.
Absences during Final Exams
ES students who are absent during the last week of school due to reasons other than illness or family emergency will receive a grade of zero for any work that is missed at that time, although there are no cumulative quarterly exams in ES.
Missing the 4th Period assessment due to reasons other than illness or family emergency will result in a grade of zero for the assessment in MS.
Missing quarterly exams at the end of ANY grading period due to reasons other than illness or family emergency will result in a grade of zero for the assessment in HS.
Students who are absent due to illness or injury and miss exams on those days must present a medical excuse to the section principal in order to make up an exam.
Tardy Policy
Tardies/late arrivals will not be calculated as part of absences. Tardies will affect the participation scores in Elementary and Middle School as well as result in intervention with the parents and disciplinary action. In Middle and High School, tardies will affect grades in the areas of participation and classwork.
Attendance Records and Communication with Parents
The Report Card includes quarterly information about student attendance records, and parents receive letters when students exceed 25% of the allotted days/classes for absences in a given grading period.
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Asistencia de Alumnos/Política de Tardanzas
Asistencia de Alumnos y Desempeño
El Colegio Americano de Guatemala cree que la asistencia de los alumnos a clase y a los eventos del Colegio es clave para el aprendizaje y desempeño del alumno. Sin embargo, las autoridades del Colegio entienden que surgen circunstancias imprevistas, responsabilidades familiares y religiosas en las cuales los alumnos deben perden días de Colegio. La política de asistencia del CAG toma esto en consideración. La asistencia regular de los alumnos y la participación es una responsabilidad compartida entre el hogar y el colegio. Los padres y los alumnos deben tomar medidas para evitar ausencias excesivas y los padres son responsables de comunicarse con el Principal de sección sobre las ausencias.
Requisitos de Asistencia
La política del CAG requiere 90% de asistencia a clases. Los padres tomarán la responsabilidad por el rendimiento académico de sus hijos como resultado de las ausencias. Las secciones de Middle y High School establecen el número de días requeridos para asistencia en cada una de sus clases, de acuerdo con el número de días a la semana en que se desarrolla la clase. En las secciones de Early Childhood y Elementary la asistencia de los alumnos es considerada por el número total de días de colegio.
Las ausencias que excedan el 10% permitido por el Colegio Americano de Guatemala en cualquier clase resultará en trabajo de recuperación en la clase o grado al final del ciclo escolar.
Las ausencias que excedan el 25% permitido por el Ministerio de Educación de Guatemala en cualquier clase resultará en la pérdida del derecho del alumno de tomar exámenes finales al final del año y obtendrá un cero por el grado evaluado.
El colegio no distingue entre ausencias con o sin excusa.
La participación del alumno en actividades patrocinadas por el colegio y excursiones como representante del país con federaciones oficiales serán las únicas ausencias autorizadas que no contarán contra el alumno. El rendimiento académico será revisado por el Principal de sección previo a la autorización de la ausencia.
El Equipo Administrativo puede considerar ciertos casos con el propósito de tomar decisiones referentes al estatus de asistencia de un alumno en circunstancias especiales. El Colegio se reserva el derecho de denegar la reinscripción tomando en cuenta las ausencias que exceden el número permitido por el Colegio.
Notificación de los Padres
Es responsabilidad de los padres o tutores de los alumnos informar al Principal de sección por lo menos con siete días de anticipación de la fecha de una ausencia anticipada de un alumno. En Blackboard hay disponible un formulario para todo el colegio para esta notificación o se le solicita a una secretaria. Para los alumnos que representarán al país en una actividad oficial, se debe adjuntar una carta de la Federación a la nota o se envía tan pronto esté disponible. El Principal de sección informará a los maestros de la ausencia y la expectativa de asignar trabajo de recuperación.
En el caso de ausencias inesperadas, el padre o tutor debe llamar al colegio en la mañana informando de la ausencia y enviar una carta explicando la naturaleza de la ausencia al regreso del alumno.
Si el padre no informa al colegio de la ausencia del alumno, el colegio no dará oportunidad para recuperar trabajo.
Recuperación
Los padres y alumnos deben reconocer que las ausencias involucran perder enseñanza valiosa de clase y posibles evaluaciones, proyectos y tareas que no pueden ser sustituidas completamente con recuperación de trabajos. Sin embargo, se espera que los maestros den oportunidades de aprendizaje alternativo cuando los alumnos estén ausentes. El trabajo de recuperación es permitido cuando los padres informan al colegio de la ausencia con la debida antelación o cuando un alumno tiene una ausencia inesperada por enfermedad o muerte de un familiar y el Principal de sección informa al maestro de la ausencia. Se espera que el maestro establezca el trabajo de recuperación y el tiempo para su entrega y comunica esto a los padres y al alumno. El alumno es responsable de entregar todo el trabajo de recuperación asignado de acuerdo a la fecha establecida.
Cuando un alumno realiza un viaje y no hay notificación previa, no se dará trabajo de recuperación.
Ausencias durante Exámenes Finales
Los alumnos de Elementary que están ausentes durante la última semana de colegio por razones que no sean enfermedad o emergencia familiar recibirán un cero de calificación por cualquier trabajo que se pierda en ese momento, a pesar que no hay exámenes de período acumulativos en ES.
La pérdida de los exámenes del 4º. período por razones que no sean enfermedad o emergencia familiar resultarán en una calificación de cero puntos en las evaluaciones de MS.
La pérdida de los exámenes de período al final de cualquier período académico por razones que no sean enfermedad o emergencia resultará en una calificación de cero puntos en las evaluaciones en HS.
Los alumnos que estén ausentes por enfermedad y pierden exámenes esos días deben presentar una excusa médica al Principal de sección con el propósito de recuperar exámenes.
Política de Tardanza
Tardanzas y llegadas tarde no serán calculadas como parte de ausencias. Las tardanzas afectarán las notas de participación en Elementary y Middle School, así mismo resultarán en intervención con los padres y acción disciplinaria. En Middle y High School las tardanzas afectarán las calificaciones en las áreas de participación y trabajo de clase.
Archivos de Asistencia y Comunicación con Padres
Las boletas de calificaciones incluyen información por períodos del récord de asistencia de los alumnos, y los padres reciben cartas cuando los alumnos exceden el 25% de los días/clases asignados para ausencias en un período de calificaciones dado.
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